Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Architekturbüro in Potsdam

  • Vollzeit
  • Potsdam

Im Auftrag eines erfolgreichen Potsdamer Achitekturbüros / Bereich Hochbau Architektur mit den Schwerpunkten der Planungen für Kinder und Senioren suchen wir nach einer qualifizierten Assistenz der Geschäftsführung. Diese agiert als Bindeglied zwischen Geschäftsleitung und Mitarbeitern und kümmert sich als kompetente Vertretung der Geschäftsleitung hierbei vor allem um allgemeine Organisationsaufgaben.

Eine erfolgreiche Assistenz der Geschäftsführung zeichnet sich für uns darüber hinaus dadurch aus, dass strategische Entscheidungen der Geschäftsleitung kompetent vorbereitet und im Voraus mit relevanten Informationen belegt werden.

Zum November 2019 suchen wir für unseren Standort in Potsdam eine/n Nachfolger/in für die bestehende Stelle.

 

Ihre allgemeinen Aufgaben:

  • Organisation und Koordination von Terminen der Geschäftsleitung
  • Annahme von Telefonanrufen und administrative Aufgaben, Posteingang Ausgang analog /digital
  • Sicherstellen eines effizienten und einwandfreien Ablaufs der täglich zu bewältigenden Aufgaben
  • Vorbereitung und Nachbereitung von Konferenzen, Meetings, Präsentationen und wichtigen Telefonaten
  • strategische Beratung in Form von Aufbereitung relevanter Informationen und Daten
  • enger Kontakt zu Kunden und Mitarbeitern als kompetente Vertretung der Geschäftsleitung
  • sichere Kenntnisse in den Microsoft Office Programmen, insbesondere in MS Excel, MS PowerPoint und MS Word
  • fließendes Deutsch in Wort und Schrift
  • ausgezeichnetes Zeitmanagement und Organisationstalent
  • Hands-on Mentalität, lösungsorientiertes Vorgehen und ausgeprägte analytische Fähigkeiten
  • Interesse an Weiterbildungen

 

Unsere Anforderungen:

Die nachfolgende Leistungsbeschreibung ist speziell für das Architekturbüro und keine Voraussetzung, sondern eine Herausforderung in die sich die/der Bewerberin/Bewerber einarbeiteten wird. Einarbeitungszeit mit der jetzigen Mitarbeiterin 6 Wochen.

  • optional eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit bis zu 5 Jahren Berufserfahrung oder ein erster Abschluss in einem BWL-, wirtschafts- oder kommunikationswissenschaftlichen Studium (offen für Quereinsteiger)
  • zusätzlich Architektur Software, Bauer Software Buildup AVA und daraus Rechnungslegung
  • Aktenführung digital und in Papierform, einrichten, pflegen
  • zuarbeiten/ bearbeiten von Bauanträgen, Nachweise zu Bauanträgen und Baugenehmigungen, Auswertungen Baugenehmigungen, Vorbereiten von Bauabnahmen – inkl. diesbezüglicher Korrespondenzen (Bauherren, beteiligte IB-s, Baufirmen)
  • Mitwirkung/ Zuarbeit, Bearbeitung von Ausschreibungen/ Vergabe und Abrechnungen von Projekten/ Bauvorhaben, öffentliche, beschränkte und offene Verfahren unterhalb und oberhalb der Schwellenwerte
  • Mitwirkung Auswertungen hinsichtlich Vergabe von Bauaufträgen, Vertragsgestaltung für einzelne Bauherren, Leistungsverzeichnisse u. Auftrags-LV-s
  • Mitwirkung/ Erstellung von Kostenschätzungen, Kostenplanung und Kostenermittlungen, Kostenverfolgung und Führen von Nachweisen, u.a. unter Anwendung v. BILDUP
  • Abrechnung von Bauvorhaben, Prüfung Rechnungslegungen, wenn erforderlich
  • vorbereiten von Bauabnahmen, Zusammenstellen der erforderlichen Unterlagen/ Nachweise gemäß Baugenehmigung, unmittelbare Zusammenarbeit mit Bauherren, Bauämtern und Firmen
  • Bearbeitung und teilweise Erarbeiten von Honoraraufträgen, Abstimmung und Korrespondenz mit den Bauherren, Rechnungslegungen für erbrachte Honorarleistungen, Auswertungen und Überwachung, Einhaltung der vertraglichen Vereinbarungen, u.a. Anwendung BILDUP Honorarberechnung und -abrechnung

 

Was wir bieten:

  • interessante und eigenverantwortliche Aufgaben in einem erfolgreichen und wachsenden Architekturbüro
  • eine gründliche und individuelle Einarbeitung im Team
  • Urlaubsanspruch von 24 Tagen
  • attraktive und leistungsgerechte Vergütung
  • flexible Arbeitszeiten und ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
  • kollegiales Betriebsklima mit Teamevents und gemeinsamen Aktivitäten
  • betriebliche Gesundheitsförderung

 

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann senden Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen an bewerbung@jobcoaching-jetzt.de unter der Angabe JC/Assistenz GF
Schriftliche Bewerbungen senden Sie an die Firmenanschrift unter der Angabe JC/Assistenz GF

Ansprechpartnerinnen:
Ines Schilling / Ines Dietrich
Berliner Straße 145
14467 Potsdam
Tel.: 0331 – 23 700 672 oder 792
Mail: bewerbung@jobcoaching-jetzt.de

Rechtlicher Hinweis:
Die abgesendeten Daten werden nur zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens verarbeitet. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Um sich für diesen Job zu bewerben, senden Sie Ihre Unterlagen per E-Mail an id@jobcoaching-potsdam.de